Politique de confidentialité et de protection des données

1. Introduction

La protection des données personnelles est une priorité pour BILLIONBRAINS SIS dans le cadre du projet ASSET — Accelerating SSE Transformation.

La présente politique explique quelles données personnelles peuvent être collectées, pour quelles finalités, sur quelles bases juridiques, combien de temps elles sont conservées, avec qui elles peuvent être partagées et quels sont les droits des personnes concernées.

Elle s’applique aux participants, contributeurs, porteurs de projets, représentants d’organisations ESS, partenaires, intervenants, relais, financeurs, ainsi qu’aux auditeurs et abonnés du podcast ASSET.FM, ou à toute personne utilisant l’outil numérique ASSET ou participant aux activités du projet.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est BILLIONBRAINS SIS, Société d’Impact Sociétal.

• Siège social : Social Business Incubator, 562 rue de Neudorf, L-2220 Luxembourg
• Autorisation d’établissement : 10185517/0
• RCS Luxembourg : B307289
• TVA : LU37530379
• Email : contact@billionbrains.lu

3. Données personnelles collectées

4. Finalités du traitement

5. Bases juridiques des traitements

Mesures d’audience

Nous utilisons, avec votre accord, des mesures d’audience afin de comprendre comment le parcours ASSET est utilisé et d’améliorer le service.

Ces mesures peuvent notamment nous permettre de connaître les pages consultées, les profils ou niveaux sélectionnés, l’utilisation de la vidéo et la progression dans le parcours.

Les données d’analyse ne contiennent ni nom, ni adresse e-mail, ni numéro de téléphone, ni coordonnées des participant·es. Elles sont conservées séparément des données nécessaires aux pré-réservations.

Vous pouvez refuser ces mesures d’audience sans aucune conséquence sur l’utilisation du site ou du parcours ASSET. Votre choix peut être modifié ultérieurement.

6. Destinataires des données

BILLIONBRAINS SIS ne vend pas les données personnelles et ne les transmet pas à des tiers à des fins commerciales.

• l’équipe projet de BILLIONBRAINS SIS ;
• les intervenants et prestataires mobilisés dans le cadre du parcours ASSET, notamment les Lots 1 et 2 ;
• les partenaires techniques ou sous-traitants nécessaires au fonctionnement des outils numériques, de stockage, de communication ou de suivi ;
• les autorités de gestion, organismes d’audit, autorités de contrôle, cofinanceurs publics ou organismes habilités à vérifier l’utilisation des fonds publics ;
• les partenaires ou financeurs potentiels, uniquement pour les informations validées et autorisées par les porteurs de projets concernés.

7. Sous-traitants et outils techniques

BILLIONBRAINS SIS recourt à des outils et prestataires techniques pour assurer la gestion du projet, le stockage sécurisé, la communication, la diffusion des contenus audio, la gestion des abonnements et le reporting. Ces prestataires agissent, selon les cas, comme sous-traitants ou comme responsables de traitement indépendants.

Dans le choix de ces outils, BILLIONBRAINS SIS veille au respect des obligations de confidentialité, de sécurité et de protection des données par ses prestataires.

Lorsque les outils utilisés impliquent un transfert de données en dehors de l’Espace économique européen, BILLIONBRAINS SIS s’assure que des garanties appropriées sont mises en place conformément au RGPD, notamment via le Data Privacy Framework, des Clauses Contractuelles Types ou d’autres mécanismes de protection équivalents.

• Plateformes d’hébergement et de diffusion audio pour ASSET.FM ;
• Services de gestion des flux RSS et outils techniques de distribution ;
• Outils de communication et de newsletter ;
• Outils de gestion, de stockage, de visioconférence et d’administration interne.

8. Contributions, idées, projets et reconnaissance des apports

ASSET repose sur une logique de contribution, de co-construction et d’intelligence collective. BILLIONBRAINS SIS veillera à ce que les contributions utiles puissent être tracées, reconnues et valorisées de manière proportionnée.

Une charte de contribution pourra préciser les règles applicables.

Aucun projet ne sera présenté publiquement à des partenaires, financeurs ou mécènes de compétences sans accord préalable des porteurs concernés.

• aux contributions ouvertes à l’intelligence collective ;
• aux contributions confidentielles ;
• aux projets portés par une organisation, une personne ou un collectif ;
• à la reconnaissance des contributeurs ;
• aux conditions de présentation publique des projets ;
• à l’utilisation des contenus dans le catalogue ASSET ou lors de l’événement final.

9. Communication, photos, témoignages et valorisation publique

Les photos, vidéos, témoignages, citations nominatives ou contenus permettant d’identifier une personne ne seront utilisés à des fins de communication qu’avec consentement préalable.

La présentation publique d’un projet, d’une contribution ou d’un témoignage dans le catalogue ASSET, lors d’un événement, sur un site web, dans une newsletter ou sur les réseaux sociaux fera l’objet d’une information préalable et, lorsque nécessaire, d’un accord explicite.

Le refus de participer à une action de communication n’empêche pas de participer au parcours ASSET.

10. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Les données liées à la participation, aux livrables, aux présences, au reporting, aux justificatifs et aux obligations d’audit pourront être conservées pendant la durée du projet ASSET puis pendant la durée requise par les obligations légales, contractuelles, comptables, fiscales et d’audit applicables aux financements publics, notamment FSE+ et contrepartie nationale.

Les adresses e-mail et données de contact collectées pour les abonnés du podcast ASSET.FM sont conservées jusqu’au désabonnement de l’utilisateur ou jusqu’à l’arrêt de la diffusion du podcast.

Les données utilisées uniquement sur la base du consentement seront conservées jusqu’au retrait du consentement ou jusqu’à la fin de leur finalité de communication, sous réserve des obligations de conservation applicables.

Les données techniques et logs de connexion seront conservés pendant une durée proportionnée aux besoins de sécurité, de support, de traçabilité et d’audit.

11. Sécurité des données

BILLIONBRAINS SIS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, l’altération, la divulgation ou l’utilisation abusive.

• limitation des accès aux seules personnes habilitées ;
• gestion des droits utilisateurs ;
• mots de passe et authentification ;
• stockage sécurisé ;
• sauvegardes ;
• documentation des procédures ;
• confidentialité des intervenants et prestataires ;
• sensibilisation de l’équipe projet ;
• suivi des incidents ;
• amélioration continue de l’outil ASSET.

12. Violation de données

En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, BILLIONBRAINS SIS appliquera les procédures prévues par le RGPD, notamment l’analyse de l’incident, la documentation interne et, lorsque requis, la notification à l’autorité compétente dans les délais applicables.

Lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les personnes concernées, celles-ci pourront également être informées conformément aux exigences du RGPD.

13. Droits des personnes concernées

Certains droits peuvent être limités lorsque la conservation ou le traitement des données est nécessaire au respect d’obligations légales, contractuelles, comptables, d’audit ou de justification des financements publics.

• droit d’accès à leurs données ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement, dans les limites prévues par la réglementation ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition, lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime ;
• droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable ;
• droit de retirer leur consentement à tout moment ;
• droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée produisant des effets juridiques ou significatifs.

14. Exercice des droits

Pour exercer vos droits ou poser une question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre Service Protection des Données à l’adresse suivante :

privacy@billionbrains.lu

Afin de protéger les données personnelles, BILLIONBRAINS SIS pourra demander des informations complémentaires permettant de vérifier l’identité de la personne concernée avant de traiter une demande.

BILLIONBRAINS SIS s’efforcera de répondre dans les délais prévus par la réglementation applicable.

15. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité luxembourgeoise compétente : Commission nationale pour la protection des données (CNPD), Luxembourg.

16. Absence de décision automatisée

ASSET ne repose pas sur une prise de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou significatifs à l’égard des participants.

Les outils numériques ASSET peuvent contribuer à organiser, structurer, visualiser ou prioriser certaines informations, mais les décisions relatives à l’accompagnement, à la sélection des projets, à la valorisation externe ou à la participation aux activités reposent sur une intervention humaine.

17. Mise à jour de la politique

La présente politique pourra être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution du projet ASSET, des outils utilisés, des obligations applicables, des exigences FSE+ ou de la réglementation.

La version applicable sera celle publiée ou communiquée au moment de la collecte ou de l’utilisation des données concernées.

18. Mentions de consentement recommandées